طراحی فرآیند و چرخه کار در چاپخانه

Business Process Management System (سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار) یا به اختصار BPMS می باشد، به طور کلی در معنای عام به راهکار جامع پیاده سازی فرآیند کسب کار، تحلیل و اجرای سیستمی BPMS گفته می شود، سیستم های متنوعی امروزه برای تحلیل و پیاده سازی BPMS وجود داره شرکت هایی مثل BIZAGI و ProcessMaker و Filemaker و … در این مقاله به معرفی این سیستم ها و کلیات کارایی و مزایای آنها اشاره ای مختصری می کنیم و اهمیت وجود و استفاده از پایگاه داده (Data Base) در واحد های صنفی (چاپخانه ها و …) می پردازیم.

صنعت چاپ در ایران از حدود ۲۰۰ سال پیش به همت عباس میرزا ولیعد رونق گرفت و وارد این خاک شد، با این سابقه طولانی و پیشرفت های فراوانی که این صنعت در جهان داشته – می توان گفت ایران نیز از این پیشرفت ار نظر وارادت تکنولوژی عقب نمانده اما از نگاه تولید و بالا بردن سطح دانش چاپ در سه دهه اخیر کم تلاش تر از سال های قبل عمل نموده و این عدم پیشرفت در دانش تئوری باعث شکست برخی از تازه واردان به این صنعت دانست که کم نبودند واحد هایی که به دلیل عدم توانایی و گردش مالی درست بعد از گذشت چند سال مجبور به انحلال و تعطیلی و بیکار شدن عده ای از کار و نابودی سرمایه شخصی و حتی دولتی شده اند.

امروزه با پیشرفت دانش بشری و استفاده روز افزون از اینترنت بکارگیری پایگاه داده برای گردش و کنترل سیستم های تولیدی کار را علاوه بر پیچیدگی های خاص خود برای کاربران و مدیران میانی واحد ها – می توان گفت بسیار آسان نموده است. استفاده از فرم های و صفحات وب آنلاین بجای فرم های پیچیده و پرهزینه کاغذی، دقت در تکمیل فرم های آنلاین و گزارش گیری های بسیار دقیقتر و با سرعت بسیار بالاتر، جلو گیری از اشتباهات کاربر هنگام ورود اطلاعات، آنالیز فرآیند کاری و بهبود آن را می توان از مزایای این سیستم دانست.

دسترسی و کنترل در هر زمان از شبانه روز و در هر مکان از کره خاکی و اعلام نظرات و جلسات آنلاین با صرف هزینه به مراتب کمتر و سرعت و کیفیت و کارایی بالاتر نسبت به گذشته، حصول نتایج پربارتری را به همراه دارد.

متاسفانه در ایران جز چند واحد صنفی چاپخانه ای محدود و صنایع وابسته به آنها که کمتر از ۱۰ درصد از کل صنعت چاپ کشور را تشکیل می دهند؛ در حال استفاده و یا تهیه سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (چرخه کار) با شرایط تولیدی مختص به خود با هزینه های بسیار بالا هستند. برخی سوده و مفید و برخی دیگر به علت ناتوانی در پیاده سازی نه چندان مفید…

هدف مهندسی سازمان، شناسایی و یکپارچه سازی ارزشمندترین و موفقترین روشهای تغییر یک سازمان و قرار دادن آنها در یک دیسیپلین حرفه ای، به صورت یک متدولوژی قابل تدریس که با نام متدولوژی مهندسی سازمان خوانده می شود، نیز سنجش اثر بخشی آنهاست. مهندسی سازمان مجموعه یکپارچه ای از دیسیپلین ها برای ساختن یا تغییر یک سازمان، فرایندها و سیستم های آن است، هدف این نظم پیشبرد سازمان به سوی سازمان کلاس جهانی است، از طریق مشارکت انسان و فناوری حداکثر کارایی ممکن می شود که به معنای یادگیری سازمانی در تمامی سطوح است. (مارتین، ۹۴)

پایگاه داده ها (بهطور خلاصه، «پایگاه»)، بانک اطلاعاتی، دادِگان[۱] یا دِیتابِیس (به انگلیسی: Database) به مجموعه ای از داده ها با ساختار منظم و سامانمند گفته می شود.

 

bpms

 

این اطلاعات که در سیستم های نرم افزاری موزد استفاده قرار می گیرد در پایگاه ها داده ذخیره می شود. حالا برگ برنده با کسی است که بتواند اطلاعات بیشتری را بصورتی دخیره کند که دسترسی به آنها بسرعت ممکن باشد. بنابراین دانش ذخیره سازی اطلاعات ، تجزیه و تحلیل و واکشی اطلاعات مهم و مورد نیاز،خواندن سریع آنها و … همیشه اهمیت زیادی برای شرکت ها و سازمان داشته است.

اگر بخواهیم با یک مثال عمومی توضیح را تکمیل نماییم اطلاعات و مفاهیم پایگاه داده و ذخیره و بازیابی آن مانند نفت خام و زدن چاه نفت است که می تواند برای صاحب خود قدرت فراوانی بیاورد. سیستم های نرم افزاری که از اطلاعات تغذیه می کنند و پایگاه های داده برای آنها اطلاعات را فراهم می کنند مثل پالایشگاه های نفت هستند و رابط کاربری نرم افزارها هم مثل پمپ بنزین ها؛ که نفت را برای استفاده به ما می رسانند. حالا اگر نفت نباشد پالایشگاه ها و پمپ بنزین ها بی مصرف هستند و به همین صورت برای شرکت ها و سازمان ها اطلاعات و پایگاه داده اهمیت بسیار زیادی دارد.

اگر یک مثال از فرآيند یک ثبت سفارش در چاپخانه بخواهیم بازگو نماییم؛ فرض کنید پروسه سفارش دهی و ثبت آن در مدل های قدمی چقدر زمان بر و هماهنگی های آن چه مقدار هزینه و انرژی از شما تلف می کرد جلسه های پی در پی و تایید از مدیران بالا دستی و صدور انواع فرم ها و امضا گرفتن از همه مدیران مربوطه ، سخت بودن تحلیل و بهبود فرآیند ثبت سفارش، عدم وجود اعتبار سنجی روی فرم، عدم امکان گزارش گیری روی سفارش ها و …، امروز می توان با استفاده از یک وب سایت ساده با کنترل امنیت بالا و با هر وسیله الکترونیکی مانند لپ تاپ، تبلت ها و یا گوشی های هوشمند در چند دقیقه ثبت و تایید شود بدون آنکه نیاز باشد همه مدیران یکدیگر را در جلسات متعدد، بحث های زمان بر و خسته کننده و پی در پی ببیند و یا در محل شرکت حضور داشته باشند، که همگی معایب بازگو شده علاوه بر زمان شامل هزینه های بسیار بالا برای سیستم را در بر دارد.

 

اگر یک مثال از فرآيند یک ثبت سفارش در چاپخانه بخواهیم بازگو نماییم؛ فرض کنید پروسه سفارش دهی و ثبت آن در مدل های قدمی چقدر زمان بر و هماهنگی های آن چه مقدار هزینه و انرژی از شما تلف می کرد جلسه های پی در پی و تایید از مدیران بالا دستی و صدور انواع فرم ها و امضا گرفتن از همه مدیران مربوطه به صورت حضوری و رو در رو و …، امروز می توان با استفاده از یک وب سایت ساده با کنترل امنیت بالا و با هر وسیله الکترونیکی مانند لپ تاپ، تبلت و یا گوشی های هوشمند در چند دقیقه ثبت و تایید شود بدون آنکه نیاز باشد همه مدیران یکدیگر را در جلسات متعدد، بحث های زمان بر و خسته کننده و پی در پی ببیند و یا در محل شرکت حضور داشته باشند، همگی معایب بازگو شده علاوه بر زمان شامل هزینه های بسیار بالا برای سیستم نیز در بر خواهد داشت.

کانال تلگرام مجله چاپ

در سیستم های سنتی یا بصورت کلامی و یا در نسخه های نوین با استفاده از فرم های متعدد و گیج کننده برای کاربران، به کنترل فرآیند های سیستم می پردازند، اغلب این فرم ها دارای نواقصی است که باعث بروز خطاهای انسانی می شود، از اشتباهات نوشتاری مختلف تا نحوه ثبت محاسبات غلط در آنها؛ این در حالی است که شما می توانید با استفاده از سیستم های نوین مثال زده شده در ابتدای مقاله علاوه بر حذف و تکرار در محاسبات – دقت محاسبات  – سرعت در ثبت و اجرای فرآیند و قابل فهم بودن آن برای نسل امروز و بهره وری را می توانید اضافه نمایید.

 

امروز برگ برنده ی پیشرفت؛ با توجه به استفاده اقلیت صنعت چاپ از سیستم های فرآیند محور و تحت وب، برای افزایش بهره وری سیستم – جلوگیری از بروز خسارات و خطاهای انسانی – و سایر موارد غیرقابل پیش بینی و … – را می توان با استفاده از یک وب سایت بسیار کوچک کنترل و مدیریت نمود.

نویسنده مطلب: کامیاب کاویانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

WordPress spam blocked by CleanTalk.